Покупка канцтоваров одна из самых затратных статей в ведении офисного учета финансов. Некоторые специалисты думают, что проще всего предусмотреть в бюджете определенную сумму и не выходить за ее пределы. Но практика показывает, что это не всегда правильный выбор. Оказывается, покупая канцтовары, можно существенно экономить. В этом помогут следующие советы.
Лимит
Чтобы контролировать суммы, направленные на покупку канцтоваров, установите лимит, который превышать нельзя. Это может быть лимит денег, потраченных на канцтовары для одного сотрудника, который работает в вашем офисе официально больше одного месяца. А также лимит на нового сотрудника, который в офисе меньше месяца. Лимит надо устанавливать из расчета на одного сотрудника — это важно! Лимит на отдел устанавливать не целесообразно, поскольку количество людей в отделе может уменьшаться и увеличиваться, а это в свою очередь будет требовать пересмотра финансовых лимитов. А лишние хлопоты с этим никому не нужны.
Бумага для печати
Стоимость бумаги для печати в лимиты обычно не входит, поскольку она закупается обычно большими партиями. Поэтому расходы на печатную бумагу надо планировать отдельно. Для этого должен быть отдельный лимит, рассчитанный на каждый отдел.
Если лимиты всегда превышаются
Либо отвечающий за них не знает расценок на канцтовары, либо стоит найти единого поставщика и согласовать в ним прайс.
Резерв
В каждом офисе всегда должен быть хотя бы минимальный резерв канцтоваров. Это помогает не только экономить, в случае, если цены на них повышаются, но и избежать критических ситуаций, когда печатная бумага или краса в картриджах заканчивается в самый ответственный момент. Для подстраховки всегда нужен резерв!
А стоит ли экономить?
Если работа офиса связана с частым посещением клиентов, то надо сто раз подумать над вопросом: а стоит ли экономить на покупке канцтоваров? Дешевые ручки, некачественные карандаши и бумага могут оттолкнуть ваших посетителей. У них закрадется подозрение, что дела у вас в организации совсем плохи. Обычно, успешные компании используют брендированные канцтовары и даже имеют их резерв, чтобы, в случае необходимости, сделать презент со своим лого.
Как покупать качественные канцтовары, если бюджет на них ограничен?
Во-первых, это возможно. Стоит лишь грамотно организовать процесс и, как говориться, подготовить почву.
Не отправляйтесь за покупкой без списка необходимых вещей с указанием их количества. Вот примерный список всего того, что обычно покупают для офиса…
Карандаши, маркеры, шариковые ручки, корректоры, ластик. Бумага для печати — белая и брендированная, которую надо заранее заказать в типографии. Степлер, скрепки, папки для документов — бумажные или пластиковые, файлы. Клей, скотч, ножницы и канцелярский нож. Некоторые фирмы закупают определенным сотрудникам блокноты, ежедневники, органайзеры. Отдельная статья расходов, которую многие относят к канцелярским — картриджи или их заправка. В зависимости от специфики офиса, также может понадобиться доска для записей, мел или специальные маркеры.
Покупайте канцтовары оптом. Изучите предложения нескольких фирм, и выберите ту, которая делает оптовым покупателям скидки.
На чем не экономят
Для длительной сохранности документов, не экономьте на бумаге для печати. Для самых важных документов купите пачку бумаги с самой большой яркостью, которая измеряется в %. Чем меньше процент яркости, тем сложнее и даже не красиво на ней будет смотреться печать.
Бумагу делят на три класса. А — премиум, В — средний, С — эконом. Бумага класса В вполне подойдет для рабочих в офисе, а вот если вы собираетесь напечатать доклад начальства, выбирайте самую лучшую бумагу.
